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Typische Freelancer-Fehler und wie du sie vermeidest

Mehr Freiheit bedeutet mehr Verantwortung. Und als FreiberuflerIn bist du sehr, sehr frei… Aber es gibt eine Reihe von Stressfaktoren, die nicht sein müssen. Über undurchdachte Kunden-Akquise, zu niedrige Stundensätze und mehr.

Ich selbst arbeite seit 2012 freischaffend als Journalist, Publizist und Content-Spezialist für Unternehmen. Ich schreibe Artikel, erstelle Videos, berate rund ums Thema Inhalte, betreibe nebenher noch das eine oder andere eigene Webprojekt, veröffentliche E-Books und Onlinekurse. Mit anderen Worten: Es wird nicht so schnell langweilig.

Manchmal wird es ganz im Gegenteil enorm stressig. Das gehört zum Job und lässt sich so gut wie nicht vermeiden. Doch einige der Probleme sind auch hausgemacht. Hier einige typische Fehler, die das Freelancer-Leben aus meiner Sicht stressiger machen, als es sein müsste:

Viel zu niedrige Stundensätze

Es ist ein häufig wiederkehrendes Thema: Du schätzt deinen Marktwert zu niedrig ein. Außerdem verkalkulierst du dich schnell dabei, wie viel Geld du am Ende wirklich brauchst. Das gilt vor allem dann, wenn du vorher festangestellt gearbeitet hast.

Der größte Fehler ist, von 40 Stunden Arbeitszeit pro Woche auszugehen. Klar: Man kann 40 Stunden pro Woche aktiv sein, vielleicht sogar mehr. Aber man darf eben nicht davon ausgehen, dass man 40 Stunden pro Woche auch bezahlt wird. Das ist ein erheblicher Unterschied zum Angestellten-Dasein.

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Warum ist das so? Als Freelancer gibt es viele Aufgaben, die festangestellte Mitarbeiter eines Unternehmens nicht haben:

  • So musst du bezahlte Aufträge erst einmal finden und absprechen.
  • Du musst dich um Dinge wie die Finanzen und Steuern kümmern (siehe unten).
  • Du kannst bei Computerproblemen nicht mehr in der IT anrufen.
  • Wenn du krank wirst, in den Urlaub gehst oder Feiertage nutzt, dann läuft das Geld auch nicht einfach weiter.

Hinzu kommt, dass die Ausgaben als Freelancer tendenziell höher sind. Man muss sich beispielsweise seine Arbeitsmittel selbst anschaffen. Eventuell braucht man ein Büro. Man muss sich kranken- und pflegeversichern. Und einiges mehr.

Tipp: Du willst im Umfeld von WordPress und WooCommerce als Freiberufler bzw. Freiberuflerin arbeiten? Dann lies dir unsere Tipps im Beitrag WooCommerce für Freelancer durch. Er zeigt dir, welche Möglichkeiten und Geschäftsmodelle es gibt.

Du kannst hier umfangreich und detailliert ausrechnen, dass du mindestens 60 Euro pro Stunde verlangen musst, um auf ein typisches Durchschnittsgehalt im Dienstleistungsbereich zu kommen. Oder du verschaffst dir einen Eindruck mit diesen beiden Faustregeln:

  • Du nimmst ein aus deiner Sicht gutes Bruttogehalt und multiplizierst es mit 1,5.
  • Diesen Wert musst du in der Hälfte deiner verfügbaren Arbeitszeit erreichen, um sowohl deine Nachteile als Freelancer gegenüber Angestellten als auch unbezahlte Zeiten einzubeziehen.

Ein Beispiel: 4.000 Euro/Monat wäre ein gutes Bruttogehalt für dich. Das entspricht in etwa dem oben genannten typischen Durchschnittsgehalt für Dienstleister. Dein Freelancer-Ziel sind also 4.000 x 1,5 = 6.000 Euro/Monat. Es wird in der Regel von 21 Arbeitstagen pro Monat ausgegangen. 21 Tage x 4 Stunden = 84 Stunden. 6.000 Euro Zielsumme durch 84 Stunden Monatsarbeitszeit = 71,43 Euro Stundensatz.

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Dies ist ein erster grober Richtwert. Er wird einigen viel vorkommen und manchen sogar unrealistisch erscheinen. Und ja, dieser Satz kann sich ändern, wenn du zum Beispiel ein langfristiges Projekt hast. Denn dann kannst du eventuell mehr als 20 Stunden pro Woche abrechnen. Generell arbeiten Freelancer oft mit Tages- und Wochensätzen, die entsprechend etwas günstiger sind.

Kein Überblick über die Finanzen

Als Festangestellter ist die finanzielle Welt sehr übersichtlich: Man hat schließlich sein Gehalt, das monatlich kommt. Und die Abgaben und Steuern sind bereits abgezogen.

Als Freelancer ist das alles deutlich komplexer. Weil deine Einnahmen nicht regelmäßig sind, manchmal auch verspätet kommen oder sogar ganz ausfallen können. Zugleich werden etwa Steuern erst später gezahlt. Und du hast Ausgaben, die früher nicht notwendig waren. Wie oben erwähnt gehören dazu die eigenen Arbeitsmittel, Versicherungen und einiges mehr.

Entsprechend wichtig ist es, dass du den Überblick darüber behältst, ob die Finanzen in die richtige Richtung gehen. Früher hätte da ein Blick auf dein Bankkonto gereicht. Jetzt aber ist das irreführend: Du musst immer im Blick behalten, welche Einnahmen und vor allem welche Ausgaben in den nächsten Monaten anstehen. Das erkennst du jedoch nicht aus deinem aktuellen Kontostand. Es gibt simple Buchhaltungssoftware, die dir dabei hilft. Ein Spreadsheet kann das im Zweifel ebenfalls leisten.

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Keine Rücklagen für Durststrecken

Es ist wichtig, dass du stets eine Reserve für „Überraschungen“ einplanst. Denn die kommen regelmäßiger als man sich das wünschen würde… Du solltest idealerweise Rücklagen für drei bis sechs Monate haben, um Durststrecken zu überbrücken. Oder vielleicht auch, um aus dem selbst geschaffenen Hamsterrad herauszukommen. Krankheiten oder andere Verpflichtungen können ebenfalls dafür sorgen, dass die Einnahmen sinken oder ganz ausfallen.

Die Steuern einkalkulieren

Wer Steuern vorausbezahlt, ist hier etwas weniger gefährdet. Es kann aber zum Beispiel bei quartalsweiser Vorauszahlung doch passieren, dass man das zwischendurch einmal vergisst. Es ist sicher eine gute Idee, von allen Einnahmen sofort mindestens 20% zur Seite zu legen. Entweder gedanklich oder tatsächlich. Wer auf Nummer sicher gehen will, erhöht den Wert auf 30%. Als Freiberufler in Deutschland manchmal auch mehr – je nach persönlicher Situation und sonstigen Einnahmen. Hier kann dir eine Steuerkanzlei bei der Berechnung helfen. Es ist am Ende immer besser, zu viel Geld parat zu haben als zu wenig.

Undurchdachte Kunden-Akquise

Viele Freelancer müssen sich immer wieder neu um Kunden und Aufträge kümmern. Machen sie das erst, wenn die bisherigen Jobs auslaufen, ist es aber im Zweifel schon zu spät. Die passenden Ausschreibungen zu finden, den Auftrag zu gewinnen und abzusprechen, die Arbeit abzuliefern und am Ende bezahlt zu werden: All das kann viele Wochen oder gar Monate dauern. Das solltest du immer im Hinterkopf behalten. Und dich bereits umschauen, wenn es gerade gut läuft. Zudem ist es wichtig, dass du in dein eigenes Marketing investierst (siehe unten).

Auf einen einzigen großen Kunden vertrauen

Wenn das Freelancer-Leben schwierig ist, freut man sich über einen großen Kunden und verlässt sich darauf. Die Gefahr ist, dass dieser Auftrag wegfallen kann – und dann stehst du plötzlich im Regen. Wenn du dich nicht um weitere potenzielle Kunden gekümmert hast, kann es lange Zeit dauern, aus diesem Tal wieder herauszukommen.

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So schön langfristige Aufträge sind: Du musst zudem bedenken, dass du für diesen Zeitraum weitgehend „weg vom Fenster“ bist. Du hast wenig bis keine Zeit für Akquise, für deine Selbstdarstellung oder für Weiterbildung. Diese indirekten Kosten eines lukrativen Großauftrags solltest du nicht unterschätzen. Beschäftige dich zudem mit einer drohenden Scheinselbstständigkeit, wenn du von einem einzelnen großen Kunden lebst.

Kunden nicht kritisch genug aussuchen

Als Freiberufler neigst du dazu, einen Auftrag anzunehmen, weil du dringend das Geld brauchst. Oder weil dir die Aufgabe gefällt. Dabei wird ein weiterer wichtiger Punkt übersehen: Du musst auch mit dem Kunden harmonieren. Ansonsten kann das zu Frustrationen führen oder vielleicht gar zu einem abgebrochenen Projekt und Streitigkeiten.

Ungenaue Absprachen und Bedingungen

Wenn du neue Kunden hast, solltest du klarstellen:

  • Was in deinem Angebot tatsächlich enthalten ist
  • Was zusätzliche Leistungen sind und was sie kosten
  • Bis wann was bezahlt werden muss usw.

Mit der Zeit wirst du hier eine Vorlage entwickeln, die häufige Fragen und Probleme hoffentlich bereits vorab klärt. Dazu kann es bei umfangreichen Leistungen auch gehören, einen Teil der Endsumme bereits zum Start in Rechnung zu stellen und weitere abrechenbare Meilensteine festzulegen.

Keine Leistungspakete anbieten

Je nach Beschäftigungsfeld ist es eventuell möglich, Pakete mit klar definierten Leistungen anzubieten. Dein Vorteil: Du musst nicht mit jedem Kunden einzeln die Details des Auftrags absprechen. Productized Services ist das Schlagwort dafür, wenn man Produkte aus individuellen Dienstleistungen erstellt.

Selbstständig arbeiten

Das eigene Portfolio nicht klar genug definieren

Generell gilt: Wer sich als Spezialist zeigen kann, verringert zwar seine potenzielle Zielgruppe. Er oder sie erhöht aber zugleich die Wahrscheinlichkeit, in Betracht gezogen zu werden. Zudem sind die Stundensätze potenziell deutlich besser. Sorge insofern dafür, dass man schnell versteht, wo deine besonderen Stärken liegen. Zeige gleichzeitig, woher diese kommen.

Mein Tipp: Wenn du mehrere Themenfelder hast, dann verteile sie lieber auf einzelne, entsprechend optimierte Webseiten und Profile.

Nichts ins eigene Marketing investieren

Dazu gehört, die Werbung in eigener Sache als wichtige und laufende Aufgabe anzusehen. Zeig deine Stärken und betone dabei genau die Themen und Aufgaben, die dir besonders gut gefallen und liegen. Wie mir mal jemand sagte: „Wenn du vor allem Brötchen verkaufst, dir aber Törtchen besser gefallen und mehr einbringen, musst du deine besten Törtchen ins Schaufenster stellen.“

Dazu gehört es auch, zufriedene Kunden um eine Empfehlung in zwei, drei Sätzen zu bitten. Die kannst du dann auf deiner Website als „Social Proof“ präsentieren.

Chaotische Arbeitsorganisation

Eine der größten Herausforderungen für viele Freelancer ist es, eigenverantwortlich produktiv zu arbeiten. Als Angestellter bekommt man oft genau gesagt, was zu tun ist. Als Freischaffender ist man dafür selbst verantwortlich.

Jeder ist in diesem Gebiet unterschiedlich. Manche Menschen brauchen eine klare Struktur. Ich lege mir beispielsweise schwierige oder langwierige Aufgaben in den Morgen. Im Zweifel arbeite ich zuerst zwei Stunden an diesem Projekt, bevor ich irgendetwas anderes an meinem Rechner mache. E-Mails müssen dann noch warten. Und erst Recht Twitter & Co.

Hinweis: Du arbeitest als FreelancerIn meist von Zuhause aus. Das ist für viele eine Herausforderung. Die besten Tipps hierzu haben wir im Beitrag Remote arbeiten: Vor- & Nachteile zusammengefasst.

Zugleich musst du akzeptieren lernen (und einplanen), dass du eben nicht acht Stunden am Tag produktiv-kreativ arbeiten kannst. Jedenfalls wird das an vielen Tagen so sein. Entsprechend planst du deine Arbeitszeit und deinen Tag.

Über Produktivitätstechniken könnte ich leicht einen weiteren Beitrag schreiben. Es gibt ungezählte Ratgeber zu diesem Thema. Ohne meine To-do-App Todoist könnte ich persönlich nicht leben. Darin halte ich alles fest. Dabei folge ich aber keinem bestimmten System wie zum Beispiel Getting Things Done (GTD), da das für mich zu viel Overhead ist. Andere hingegen schwören darauf.

Wichtig als Freelancer ist, dass du deine Arbeit ordentlich machst und pünktlich ablieferst. Auch kleine Aufträge sollten deine volle Aufmerksamkeit bekommen. Denn du weißt nie, was sich daraus ergeben kann.

Schlusswort

Ein Gedanke noch, den ich besonders nützlich finde: Freelancer sollten ihre Tätigkeit als Business begreifen und genau so behandeln. Es mag sich, gerade am Anfang, nicht wie Unternehmertum anfühlen. Vielleicht bist du eher notgedrungen Freelancer geworden. Aber je professioneller du an die Sache herangehst, desto größer ist die Chance, dass es auf Dauer klappt.

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Bilder: Headway, Jordan Whitfield, Danielle MacInnes