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Produktivitäts-Hacks: Mehr Aufgaben erledigen mit weniger Stress

Es gibt Leute, die erledigen unermüdlich und unaufhaltsam eine Aufgabe nach der anderen. Deren Tage scheinen deutlich mehr als 24 Stunden zu haben. Haben die etwa ihre Seele verkauft, in einem Deal mit dem Teufel? Oder wissen sie schlicht etwas, das ich nicht weiß? Meine besten Tipps, damit du produktiver arbeiten kannst.

So oder so ähnlich geht es mir durch den Kopf, wenn ich hochproduktive Menschen sehe. Und was sie alles schaffen können. Inzwischen habe ich deutlich mehr darüber gelernt, was mich selbst produktiver macht – und was nicht. Einiges davon möchte ich dir hier weitergeben. Du kennst noch mehr Tricks und Kniffe? Dann freue ich mich darüber und diskutiere gerne mit dir, in den Kommentaren.

Produktivität vs. Betriebsamkeit

Das kommt dir sicherlich bekannt vor: Du warst den ganzen Tag „busy“, aber am Ende hast du nicht das Gefühl, etwas geschafft zu haben. Du weißt kaum noch, woran du überhaupt gearbeitet hast. Einige Jobs sind einfach so. Dann hast du viele Aufgaben, die nie wirklich abgeschlossen werden. Es stellt sich deshalb nicht das befriedigende Gefühl ein, etwas abgehakt zu haben.

Oder aber du hast dich zwar viel beschäftigt, nur eben nicht mit den wichtigen Dingen. Und das ist dann der Unterschied zwischen Produktivität und Betriebsamkeit: Im einen Fall erledigen wir Dinge und stellen Projekte fertig. Im anderen sehen wir vor allem zu, dass wir etwas zu tun haben – um uns besser zu fühlen oder um etwas vorzeigen zu können.

Frage dich deshalb ganz bewusst im Verlaufe des Tages, ob du die letzte halbe Stunde produktiv genutzt hast, also ob du an wichtigen Projekten und Aufgaben gearbeitet hast. Oder hast du in Wirklichkeit nur dafür gesorgt, dass dein Gehirn etwas zu tun hatte? Ein Schlüssel zu mehr Produktivität ist die Erkenntnis: Manche Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringend. Andere sind sowohl wichtig als auch dringend. Und wiederum andere sind keines von beidem.

Priorisierung Projekte
Die Priorisierung kannst du auch schnell und einfach in einem Kalender erledigen.

Entsprechend solltest du dir deine Zeit einteilen. Und falls du leicht abgelenkt bist, solltest du übliche Ablenkungen bewusst abschalten. Etwa indem du dein Smartphone auf „Nicht stören“ stellst. Siehe auch unsere Tipps zum Remote arbeiten.

Priorisieren: Die größte Kröte kommt zuerst

Bisweilen gibt es Aufgaben, die zwar wichtig und dringend sind, die du aber eigentlich gar nicht erledigen möchtest. Die Steuererklärung gehört für den einen oder anderen in diese Kategorie.

Ich habe für mich einen einfachen Trick gefunden: Je größer mein Widerstand gegenüber einer Aufgabe, desto früher am Tag muss ich sie erledigen. Denn wir haben nur einen begrenzten Vorrat an Widerstandsfähigkeit und „Biss“ pro Tag. Am Morgen sind wir noch frisch und voller Energie. Am Nachmittag kann das schon ganz anders aussehen.

Wenn ich unliebsame Aufgaben sofort erledige, dann hat das zwei Vorteile:

  • Weil ich noch geistig frisch bin, gehe ich diese To-dos mit einem Maximum an Energie an. Dadurch sind sie viel schneller erledigt als am Nachmittag. Denn dann sucht mein Hirn laufend nach Ausreden, um sich mit etwas anderem beschäftigen zu können.
  • Ich habe sofort am Tag ein Erfolgserlebnis, weil ich meinen inneren Schweinehund erfolgreich überwunden habe. Im Idealfall hilft mir dieser Schwung mit den weiteren To-dos des Tages.

Lange Projekte, kurze Sprints

Viele meiner Aufgaben sind überschaubar im Umfang. Sie messen sich in Stunden oder Tagen, aber selten in Wochen oder gar Monaten. Wenn ich einmal ein längerfristiges Projekt habe, dann plane ich dafür an jedem Arbeitstag einen klar definierten Zeitraum ein.

Wenn es meine ganze Aufmerksamkeit und Kreativität braucht, ist das am Morgen. Ist es eher eine Fleißarbeit, die keine kreative Meisterleistung benötigt, mache ich es am Nachmittag. Aber in beiden Fällen wichtig: Zeitpunkt und Länge versuche ich konstant zu halten. Es ist immer wieder erstaunlich, wie viel ich schaffen kann, wenn ich nur konsequent jeden Tag eine Stunde daran arbeite.

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Arbeit dauert so lange, wie man ihr gibt

Überhaupt ist es eine gute Idee, dir vor dem Start eines To-dos zu überlegen, wie viel Zeit du dafür aufwenden willst. Du wirst das sicher schon erlebt haben: Eine Aufgabe kostet dich normalerweise eine Stunde, aber wenn du nur eine halbe Stunde dafür hast, erledigst du sie auch.

Tipp: Du arbeitest als FreiberuflerIn? Dann gibt es eine Reihe von Stressfaktoren, die nicht sein müssen. Wie du typische Freelancer-Fehler vermeidest, das verrate ich dir in diesem Beitrag.

Hier kommt es natürlich darauf an, die Prioritäten richtig zu setzen: Es geht darum, genau solche Aufgaben klar zu begrenzen, die wenig zu unserer Produktivität beitragen. Oder die nicht wirklich wichtig sind.

Die wunderbare Welt der Zeiterfassung

Dazu gehört es außerdem, mehr darüber zu lernen, womit du deine Zeit tatsächlich verbringst. Das Thema Zeiterfassung ist zugleich etwas, gegen das sich einige Menschen mit Händen und Füßen wehren. Dafür gibt es Tools, manchmal reicht aber auch eine einfache Strichliste.

Durch Zeiterfassung kannst du schnell und eindeutig lernen, in welche schwarzen Löcher deine Produktivität verschwindet. Wir sind schließlich von etlichen Ablenkungen umgeben. Und viele digitale Geräte und Dienste arbeiten ganz bewusst mit denselben Tricks wie Spielcasinos. Schon schauen wir in unsere E-Mail-Inbox oder „nur mal schnell“ auf Twitter. Wir sind uns dessen oftmals nicht bewusst.

Keine Anspannung ohne Entspannung

Dabei gilt zugleich: Du wirst nicht produktiver, indem du dich ohne Pause und Ablenkung allein auf die Arbeit konzentrierst. Dein Gehirn braucht auch Momente der Erholung. Manchmal müssen wir unsere Akkus wieder aufladen. Langeweile ist wertvoll!

Wichtig ist nur, dass alles seine Zeit hat. Wie der deutsche Volksmund so schön weiß: Arbeit ist Arbeit und Schnaps ist Schnaps. Sprich: Schaff deine Aufgabe und belohne dich dann bewusst mit einer Pause.

Der schier magische „Flow“

Manchmal wirst du es erlebt haben, dass du produktiv arbeitest und die Zeit wie im Fluge vergeht. Du fliegst geradezu im Warp-Tunnel deinem Ziel entgegen. Oder anders gesagt: Du bist „im Flow“. Dieses Gefühl stellt sich ein, wenn wir uns ungestört einer Aufgabe widmen können, die uns interessiert und fordert.

Hin und wieder braucht dieser Flow einen kleinen Anschubser. Ein Tipp, der für mich gut funktioniert: Gib diesem To-do erst nur einen begrenzten Zeitraum, zum Beispiel 30 Minuten. Mit ein bisschen Glück bin ich vorher schon im Flow. Und habe dann vielleicht in einer Stunde erledigt, was ich bereits seit Tagen vor mir herschiebe. Und falls nicht, habe ich wenigstens 30 Minuten daran gearbeitet – das ist besser als nichts!

Gut geplant ist halb geschafft

Oftmals wird empfohlen, den nächsten Arbeitstag vorab zu planen – entweder am Ende des aktuellen Arbeitstages oder auch am Abend. Das Argument: Du weißt am Morgen sofort, was du zu tun hast. Und du nutzt deine frische Energie sofort für produktive Arbeit.

Kanban Board
Die Planung am Projekt-Board

Ein anderer Punkt: Verplane nie deinen gesamten Arbeitstag. Es kommt immer etwas dazwischen. Oder deine Aufgaben dauern länger als zunächst gedacht. Wenn du jeden Tag deutlich weniger schaffst, als du dir vorgenommen hast, dann frustrierst du dich damit selbst. Die Faustregel lautet: Zwei Drittel deiner Zeit kannst du fest verplanen, mehr nicht.

Bonus-Tipp: die „Pomodoro-Technik“

Wie du gemerkt hast, gehe ich in diesem Beitrag auf kein einziges Produktivitäts-System wie Getting Things Done (GTD) ein. Einige schwören darauf. Für mich funktioniert es nicht so besonders: Ich habe das Gefühl, dass ich meine To-dos mehr verwalte und sortiere als tatsächlich abarbeite. Das kann für dich natürlich ganz anders sein.

So oder so bietet es sich an, gute Elemente aus solchen Systemen zu übernehmen, die für dich funktionieren. Ein wesentlicher Grundgedanke von GTD ist es beispielsweise, einen festen Platz für Aufgaben und Ideen zu schaffen, anstatt alles im Kopf behalten zu wollen. Der Vorteil: Das Hirn verwendet weniger Rechenkraft darauf, To-dos nicht zu vergessen. Es kann sich stattdessen auf wichtige Aufgaben konzentrieren oder sich unbelastet erholen. Für mich ist dieser Ablageplatz Todoist. Es gibt dutzende Alternativen.

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Ja, ich bin mit der Datenverarbeitung einverstanden.

Eine Produktivitäts-Hilfe, aus der ich für mich persönlich viel herausgezogen habe, ist die „Pomodoro-Technik“. Sie geht auf Francesco Cirillo zurück, der seine Arbeit mithilfe eines Küchenweckers in klare Zeitabschnitte eingeteilt hat. Die Grundidee: Du arbeitest in 25-Minuten-Abschnitten, gefolgt von 5 Minuten Pause. Hast du vier solcher Abschnitte hinter dir, legst du eine längere Pause ein, zum Beispiel 20 Minuten. Du kannst diese Werte natürlich anpassen. Es sollten aber überschaubare Abschnitte mit regelmäßigen Unterbrechungen bleiben – denn darin liegt die eigentliche Power.

Außerdem wichtig: Jeder Abschnitt widmet sich genau einer einzigen vorher definierten Aufgabe. Interne oder externe Ablenkungen notierst du und verschiebst sie in die Pause oder nimmst sie für einen späteren Zeitpunkt in die Planung auf.

Am Anfang des Tages (oder wie oben erwähnt am Vortag) planst du deine To-dos. Du definierst zugleich, wie viel Zeit (wie viele Abschnitte/Pomodoros) du jeweils dafür einplanst. Nach jedem Abschnitt setzt du ein Häkchen bei deinem To-do und siehst so, wie lange du daran gearbeitet hast.

Mehr Struktur für deine Aufgaben

Dieser Ansatz vereinigt viele der Tipps, über die ich hier geschrieben habe:

  • Große Aufgaben werden in machbare kleinere Abschnitte aufgeteilt, was sie verdaulicher macht.
  • Es ist leichter, sich für 25 Minuten auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, selbst wenn du schnell abgelenkt bist.
  • Zugleich lernst du nebenher, wie lange bestimmte Tätigkeiten dauern. Dann kannst du sie entweder optimieren oder zumindest realistischer abschätzen. Eine solche Zeitrechnung ist gerade für Selbstständige wichtig, bei denen Zeit ganz wortwörtlich Geld ist.
  • Durch die Vorausplanung inklusive Zeit-Management sorgst du dafür, dass du dir nicht mehr vornimmst, als du eigentlich schaffen kannst.
  • Das System sorgt nicht zuletzt dafür, dass du Erholungspausen einlegst. Zugegeben: Die ignoriere ich manchmal, wenn ich gerade im Flow bin.

Generell nutze ich auch diese Technik nicht buchstabengetreu, weil das für mich persönlich nicht passt. Zugleich sind mir aber viele Elemente mit der Zeit in Fleisch und Blut übergegangen. So habe ich beispielsweise inzwischen automatisch im Kopf, wie lange ich an einer Aufgabe arbeiten will.

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Mein Fazit

Eine Sache, die ich in diesem Artikel kaum erwähnt habe: Tools. Natürlich gibt es dutzende, hunderte Apps und Dienste rund um Produktivität. Siehe hierzu unsere Beiträge

Tools können sehr hilfreich sein. Sie sind allerdings zugleich eine ganz hervorragende Möglichkeit, sich von den wichtigen und dringenden Dingen abzulenken. Ja, ich nutze wie oben erwähnt Todoist. Andere haben für denselben Zweck eine Textdatei auf dem Computer. Manche nutzen Kalendereinträge. Wieder andere setzen auf Papier und Stift. Oder auf ein Whiteboard.

Das alles ist zweitrangig. Wichtig ist, dass du dir zunächst klar darüber wirst, was deiner Produktivität hilft und was ihr entgegensteht. Ist das geschafft, findest du von ganz allein passende Werkzeuge und Hilfsmittel.

Welche Produktivitäts-Hacks kennst du? Welche Fragen hast du? Nutze gerne die Kommentarfunktion. Du willst weitere Tipps für Freelancer und Agenturen erhalten? Dann folge uns auf Twitter, Facebook oder über unseren Newsletter.

Bilder: Carl Heyerdahl, Javier Quesada, Kaleidico